Le plan comptable

Le plan comptable est le support essentiel de la comptabilité. Il permet de classer les différents comptes dans lesquels on inscrira les opérations comptables.

Le plan comptable général répond à des normes nationales qui, elles-mêmes, sont harmonisées au niveau européen. Le modèle de référence comporte plusieurs centaines de comptes. C’est ce qu’on trouve par défaut dans les logiciels de comptabilité.

La comptabilité des cabinets médicaux est beaucoup plus simple que la comptabilité commerciale. En conséquence, le plan comptable utilisé en pratique est beaucoup plus simple. En annexe, nous vous indiquons le plan que nous utilisons dans note pratique. Votre expert-comptable vous dira plus précisément quels comptes ajouter, si nécessaire.

Le même plan comptable vous servira à établir votre budget prévisionnel.

Chaque compte est identifié par un numéro (au moins 4 chiffres). Les comptes sont regroupés par classes. Le numéro de chaque compte commence par le numéro de classe.

Les comptes de bilan

Ils constituent les cinq premières classes du plan comptable. Ils permette de savoir où est placé l’argent du cabinet et ce qui a financé le cabinet :

  • Classe 1 : comptes de capitaux. Pour nous, le principal, voire le seul compte utile est le 1080 – compte du praticien. C’est le compte qui sert à inscrire les apports et les prélèvements du praticien.
  • Classe 2 : comptes d’immobilisations. On y inscrit les investissements, qui sont le plus souvent de type matériel : mobilier, décoration du cabinet, informatique, appareils médicaux. Ils sont plus rarement de type immatériel, comme le droit de présentation de la clientèle.
  • Classe 3 : comptes de stocks et en-cours. En comptabilité de cabinet libéral, cette classe n’est pas utilisée. En effet, nous n’avons pas l’obligation de faire un décompte de nos stocks de produits consommables.
  • Classe 4 : comptes de tiers. Dans la comptabilité commerciale, chaque client et chaque fournisseur doit être identifié par un compte spécifique. Toute opération d’achat ou de vente doit passer par l’un de ces comptes avant d’être soldée par une opération sur le compte bancaire. La comptabilité libérale n’impose pas cette obligation. On n’utilise cette classe de comptes que pour des opérations provisoires, qui n’impactent pas le résultat car elles ne sont ni des dépenses, ni des recettes ; par exemple, si on constitue un fonds de caisse à partir du compte courant bancaire.
  • Classe 5 : comptes financiers. En pratique courante, on utilise un compte courant bancaire (5121), un compte rémunéré sur lequel on place un fonds de roulement (5123) et un compte de caisse (5125) qui comptabilise les espèces détenues par le cabinet.

Les comptes de résultat

Ces comptes permettent de savoir quelles ont été les recettes et les charges du cabinet durant l’exercice considéré, et de calculer un résultat annuel.

Ils se répartissent en deux classes :

  • Classe 6 : comptes de charges. Pour nous, c’est la classe la plus subdivisée en comptes différents. Nous les détaillerons dans un chapitre spécial.
  • Classe 7 : comptes de produits. Les produits du cabinet sont essentiellement constitués par la « production vendue ». C’est la terminologie habituelle et il ne faut pas y attacher de jugement de valeur. En pratique, on sépare habituellement dans des comptes différents les honoraires réglés par chèque, par carte, en espèces ou, encore, réglés par un tiers payant. On a aussi des comptes pour les honoraires non liés aux soins (cours, conférences…), les charges remboursées par un tiers (transferts de charges) comme les remboursements de voyages par un syndicat et les intérêts de la trésorerie placé sur un compte rémunéré.

Les comptes d’initialisation

C’est la classe 9. Ces comptes servent au démarrage de la comptabilité, pour inscrire une ou quelques opérations qui n’ont pas de contrepartie, en particulier sur les comptes financiers. Ensuite, on n’en a plus l’usage.

Les opérations comptables

La comptabilité des cabinets libéraux inscrits au régime des bénéfices non commerciaux (BNC) répond à la règle des « recettes encaissées et charges payées » durant l’exercice comptable. Elle ne prend pas en compte les décalages possibles entre la facturation et le règlement et, encore moins, les factures parvenues après la date de clôture de l’exercice.

Ceci simplifie l’enregistrement des opérations comptables, mais rend imparfaitement compte de la réalité de l’exercice. Par exemple, il arrive qu’un loyer ou une charge sociale n’ait pas été payé une année, mais le sera deux fois l’année suivante. On observera alors des variations importantes de charges sur ces postes et il faudra veiller à les interpréter correctement.

Pour chaque opération comptable, on enregistre toujours deux mouvements symétriques, l’un en débit sur un compte, l’autre en crédit sur un autre compte.

  • Pour une recette, on inscrit un crédit sur un compte de recettes et un débit sur un compte financier, en général le compte courant bancaire, parfois le compte de caisse.
  • Pour une dépense, on inscrit un débit sur un compte de charges et un crédit sur le compte bancaire.
  • Pour des opérations diverses, n’affectant pas le résultat, on peut inscrire des opérations de compte à compte au sein des classes de bilan.

La terminologie de débit et crédit n’est pas très intuitive pour le néophyte. Elle remonte à la Renaissance et a été inventée par les banquiers italiens. A cette époque, les sommes nécessaires au commerce international étaient constituées de monnaie métallique, très lourde et dangereuse à transporter à travers les Alpes et sur des routes peu sûres. Ils ont alors imaginé de comptabiliser l’argent placé dans leur banque par un client dans leur banque de Paris ou de Rouen, pour que celui-ci puisse acheter des étoffes ou d’autres biens précieux à Florence ou à Milan. Au lieu de lourds chariots d’or ou d’argent, il ne fallait plus qu’un courrier à cheval pour transférer l’avoir du client français en Italie.

Les italiens ont conçu leur comptabilité pour que le client, en lisant son relevé de compte puisse savoir de quel argent il disposait, c’est-à-dire ce que la banque lui devait. Ce qui était un crédit (avoir positif) pour le client, était un débit (créance) pour la banque. Ce système est toujours en vigueur, comme vous pourrez le constater sur vos relevés de compte.

Les comptes du cabinet ou de n’importe quelle entreprise, sont conçus de la même façon. Lorsque vous inscrivez une recette, vous débitez votre compte bancaire (qui vous doit de l’argent) et vous créditez votre compte de recettes (le cabinet a gagné de l’argent).

Avec un peu de pratique, on se fait rapidement à cette habitude.

La saisie des comptes

Les comptes doivent être saisis régulièrement. Vous pouvez le faire vous-même sur un logiciel de comptabilité, ou le déléguer à votre expert-comptable.

L’avantage de saisir les comptes soi-même (ou par sa secrétaire) est de disposer d’un tableau de bord permanent. C’est aussi une bonne manière d’apprendre un peu de comptabilité. Mais c’est assez chronophage.

L’autre option est de déléguer cette tâche à l’expert-comptable. Le surcoût n’est pas important et l’on gagnera beaucoup de temps. Néanmoins, l’expert-comptable a besoin de documents ordonnés pour pouvoir travailler efficacement.

Les recettes

Le cabinet médical doit nécessairement comptabiliser ses recettes :

  • Chaque jour ou chaque semaine, vous devez classer les chèques reçus et rédiger les bordereaux de remise en banque.
  • Pour simplifier la gestion de la caisse, vous devez déposer à la banque l’intégralité des sommes reçues en numéraire.
  • L’usage d’un lecteur de carte de crédit a un coût modique et fait économiser beaucoup de temps par rapport à la collecte des chèques. Il prémunit des « chèques en bois » et des démarches fastidieuses de recouvrement des impayés.

Les dépenses

Pour la comptabilisation des dépenses, le minimum est de classer les pièces par ordre chronologique. Ensuite, il faut inscrire chaque dépense en crédit sur le compte bancaire (si paiement par chèque, carte, virement ou prélèvement) et en débit sur un ou plusieurs comptes de dépenses. En effet, une facture peut correspondre à plusieurs types de produits : fournitures administratives, consommables médicaux, produits d’entretien, par exemple. Pour une ligne de crédit sur le compte bancaire, il y aura plusieurs lignes de débit faisant la ventilation sur les comptes de dépenses dédiés. Confier cela à l’expert-comptable fait gagner beaucoup de temps…

Chaque écriture comptable doit être accompagnée d’une pièce numérotée. En général, on inscrit DP, RC ou encore OD pour « dépenses », « recettes » ou « opérations diverses », puis un numéro d’ordre, en partant de 1 pour la première pièce au 1er janvier. Si l’on a égaré une pièce, il faut mettre une page blanche avec le numéro correspondant et les éléments d’identification… puis tout faire pour retrouver la pièce originale ou s’en procurer une copie. Chaque fois que l’on a fait un achat, que l’on revient de voyage, il faut s’empresser de classer ses factures, reçus, tickets SNCF, etc.

Plus le temps passe, plus il sera difficile de retrouver les pièces correspondant à son relevé bancaire. Un bon moyen de vérifier que la comptabilité est à jour est de faire un pointage bancaire et de s’assurer qu’on a une pièce pour chaque écriture.

La gestion de la caisse

Chacun a pu observer, en faisant ses courses au supermarché, des caissières en train de faire le relevé journalier de leur caisse avant de fermer celle-ci. Ensuite, la caissière se montre très réticente pour rouvrir sa caisse car cela l’obligera à refaire toute l’opération…

Il est en effet obligatoire d’avoir une caisse bien à jour. « Prendre de l’argent dans la caisse » sans en faire état dans la comptabilité est une faute grave.

Néanmoins, il est possible de se simplifier beaucoup la vie. En pratique, la caisse ne sert qu’à rendre la monnaie aux quelques patients qui nous règlent leur consultation en liquide. Pour que le fonds de caisse reste stable, il y a deux moyens complémentaires :

  • Mettre systématiquement en banque les sommes exactes réglées en numéraires – pas d’arrondi, il faut la monnaie au centime près.
  • Inscrire en « apport du praticien » les bricoles que l’on a parfois besoin d’acheter sans possibilité de payer par carte.
  • Remettre exactement en caisse tout argent que l’on y aura prélevé occasionnellement pour se dépanner.

Ainsi, la somme inscrite en caisse sera précisément la même en fin d’année qu’en début d’année et il suffira de recompter les billets et les pièces présentes dans la boîte, en s’assurant que le total correspond bien à la somme en comptabilité.

Les documents de synthèse

Ce sont des documents produits instantanément par le logiciel de comptabilité. Ils servent à vérifier que la comptabilité a été bien saisie, puis à analyser le fonctionnement économique du cabinet.

Ils peuvent être produits à tout moment jusqu’à la clôture des comptes. Si l’on saisit soi-même la comptabilité, on peut ainsi disposer d’un véritable tableau de bord au jour le jour. Si l’on fait appel à un expert-comptable, on peut demander un état provisoire, 1 ou 2 fois par an, en plus des comptes définitifs.

Le Grand Livre rassemble, classe par classe et compte par compte, la totalité des écritures qui ont été inscrites en comptabilité. A la fin de l’année, cela devient un document assez volumineux et on ne l’imprime en général qu’une fois, pour la vérification annuelle.

La Balance comptable est une forme simplifiée du grand livre : elle ne fait apparaitre que le total de chaque compte, sans détailler les opérations. Cela ne fait en général que deux ou trois pages, faciles consulter.

Les Journaux impriment les opérations comptables par catégories (dépenses, recettes, opérations diverses). Nous en avons moins l’usage.

En pratique

Tenir la comptabilité courante d’un cabinet médical n’est pas très compliqué, mais il est important de bien comprendre le processus et de s’organiser correctement dès le début.

S’il a une activité suffisante, le médecin spécialiste a tout intérêt à embaucher une secrétaire et à la former très rapidement au classement des pièces et à la saisie comptable, au moins pour les recettes. Le mieux est de tenir un entretien avec l’expert-comptable et la secrétaire, pour que les règles de fonctionnement soient tout de suite établies. Par la suite, la secrétaire sera à même d’interroger régulièrement l’expert-comptable, mais il est important qu’elle vous informe en temps réel de chacune de ses difficultés ou de ses démarches.

Dans ces conditions, vous n’aurez pas besoin de consacrer beaucoup de temps à la comptabilité et vous pourrez l’utiliser beaucoup plus utilement à votre activité médicale… ou à vos loisirs. Inversement, une comptabilité mal tenue ne vous apportera que déboires et soucis.

Bien sûr, si votre cabinet grossit, si vous êtes plusieurs associés, si vous employez plus de personnel, la complexité de la gestion s’accroîtra et l’aide de professionnels sera indispensable. Mais les fondamentaux décrits dans cette page vous aideront à comprendre les étapes supérieures.