Georges DE KORVIN

Des notions simples et pratiques pour commencer

La gestion du cabinet médical n’est pas enseignée aux jeunes médecins, contrairement à ce qui se fait chez les chirurgiens-dentistes. L’ignorance génère des peurs et des mythes. Pourtant, la comptabilité et la gestion ne devraient avoir rien de très difficile pour des personnes qui ont su maîtriser les logarithmes et le calcul intégral, sans parler de l’anatomie, de la biologie et des innombrables arcanes de la pathologie.

Disons toute suite que l’appel à un expert-comptable connaissant bien le secteur médical est incontournable. Cela a un coût, mais il sera très raisonnable face au temps gagné ensuite, à la sécurité vis-à-vis des obligations et contrôles de l’administration fiscale et sociale, à la crédibilité vis-à-vis des banques.

Mais ce n’est pas parce que l’on prend un conseiller professionnel qu’il faut se permettre de tout ignorer de la matière. Posséder les fondamentaux de la comptabilité et de la gestion permettra d’avoir une vision d’ensemble, de savoir poser les bonnes questions et de comprendre les réponses.

Cette série de pages va donc tenter de donner aux néophytes quelques notions de bases associées à des conseils pratiques. Cela vous permettra de mieux réfléchir à la structuration de votre activité, faire un premier chiffrage prévisionnel et comprendre comment organiser la gestion de votre future activité professionnelle.

Notre expérience repose principalement sur un exercice individuel classique en « bénéfice non commercial ». C’est le mode le plus simple. A côté de cela existent un certain nombre d’autres structures d’exercice, individuel ou collectif, que nous ne ferons qu’évoquer en attendant des articles plus approfondis sur ces sujets. Mais les éléments généraux que nous vous délivrerons ici resteront utiles à la compréhension des organisations plus complexes.

L’entreprise médicale

Un cabinet médical est une petite entreprise qui a son identité propre. Il faut d’emblée le séparer totalement de votre gestion privée. Le cabinet sera identifié par un numéro administratif (SIREN-SIRET). Il devra disposer d’un compte bancaire dédié (le compte professionnel). Ses avoirs et ses dettes constitueront votre patrimoine professionnel qu’il faudra bien distinguer de votre patrimoine privé.

Les échanges d’argent entre votre cabinet et votre compte personnel seront comptabilisés dans les opérations d’apport ou de prélèvement du praticien.

L’exercice comptable et le résultat

L’activité du cabinet est enregistrée année par année. L’année d’exercice d’un cabinet médical correspond à une année civile qui est aussi, pour nous, une année fiscale. L’exercice commence donc au 1er janvier et se clôt au 31 décembre. Les entreprises peuvent choisir d’autres dates de clôture.

Pour dire les choses simplement, le chiffre d’affaires indique la masse d’argent brassée par le cabinet sur une année d’exercice. Le plus souvent, les produits sont supérieurs aux charges et le chiffre d’affaire représente les recettes du cabinet.

Mais il y a effectivement des charges, que nous détaillerons dans une page suivante. Le résultat d’exercice représente la différence entre le chiffre d’affaire et les charges. C’est le résultat qui indique le bénéfice du cabinet.

Ce bénéfice est toujours exprimé avant impôts (impôt sur le revenu et CSG). En effet, le médecin peut avoir d’autres sources de revenu que son activité professionnelle. Il(elle) peut avoir un(e) conjoint(e) avec qui est établie une déclaration fiscale commune. Ceci n’entre plus dans la comptabilité du cabinet. Mais l’expert-comptable peut s’en charger si on le lui demande.

La situation financière du cabinet : le bilan

Le patrimoine du cabinet est constitué de biens matériels et immatériel, mais aussi de dettes. Ce capital est constitué au départ :

  • des investissements (mobilier, informatique, appareils médicaux…) qui ont été effectués par le cabinet : c’est l’actif ;
  • et de ce qui a financé ces investissements (apports directs du praticien, prêts bancaires…) : c’est le passif

Le bilan comptable permet de recalculer, chaque année l’actif et le passif du cabinet. Ils doivent obligatoirement être équilibrés.

Le bilan évolue chaque année en fonction du résultat de l’exercice comptable. Dans le passif, on trouve les différents prêts qu’il reste à rembourser et un compte d’ajustement que l’on appelle les capitaux propres du cabinet. Ces derniers correspondent à la somme du capital initialement investi par le praticien, auquel s’ajoute ou se retranche l’argent annuellement laissé ou enlevé du compte professionnel. Si l’on a prélevé pour soi plus d’argent que le résultat financier, les capitaux propres diminuent ; si l’on en a prélevé moins, les capitaux propres augmentent.

Des capitaux propres stables ou en légère augmentation indiquent une saine gestion du cabinet. Des capitaux propres en diminution montrent que l’on a pris plus d’argent que ce que l’on a réellement gagné. Il est interdit d’avoir des capitaux propres négatifs !